İŞLETME ÇALIŞANLARINA AİT EVRAKLARIN SAKLANMA SÜRESİ

İşletme çalışanları için düzenlenen özlük dosyası, ücret bordrosu, hesap pusulası fazla mesai formu, izin formları, puantaj formu vb. gibi evraklar İşletme arşivlerinde muhafaza edilmekte ancak bir süre sonra evrak sayısındaki artışa bağlı olarak bu evrakların arşivlenmeye devam edilmesi İşletmeler için bir takım zorluklar oluşturabilmektedir. Bu nedenle yasal mevzuat hükümleri gereği saklanmasına gerek kalmayan evrakların imhası yoluna gidilmektedir.

Arşivlenen evraklarının ne kadar süre ile saklanması gerektiği hususunun Sosyal Güvenlik Kanunu ve İş Kanunu yönünden farklı iki ayrı başlık altında incelemek gerekir. Her iki Kanun için farklı kıstaslar mevcuttur.

Öncelikle mevzuat hükümlerine baktığımızda İş Kanununda belgelerin saklanma süreleri düzenlenmemekle beraber hak ve yükümlülüklerde zaman aşımından yola çıkarak belgelerin saklama süreleri belirlenebilir.

İş Kanunu Ek 3 üncü ve Diğer Maddelerine Göre;

İş sözleşmesinden kaynaklanmak kaydıyla hangi kanuna tabi olursa olsun, yıllık izin ücreti ve aşağıda belirtilen tazminatların ve alacakların zaman aşımı süresi beş yıldır.

a) Kıdem tazminatı.
b) İş sözleşmesinin bildirim şartına uyulmaksızın feshinden kaynaklanan tazminat.
c) Kötü niyet tazminatı.
d) İş sözleşmesinin eşit davranma ilkesine uyulmaksızın feshinden kaynaklanan tazminat
e) Ücret alacakları.

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği 107. Maddesine Göre;

İşyeri kayıt belgelerini saklama yönünden;
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlarına göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, Kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.

hükümlerinin yer aldığını görmekteyiz. Mevzuat hükümlerine göre evraklar için 5 yıl ve 10 yıl olmak üzere 2 farklı zaman aşımı süresi olduğu anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede İşletme tarafından arşivlenen ve imhası düşünülen belge/doküman/evrak için öncellikle çalışanın İş Kanunundan mı yoksa Sosyal Güvenlik Kanundan mı kaynaklanan bir hakkına ilişkin olduğunun tespit edilmesi gerekmektedir.

Çalışma hayatını düzenleyen mevzuat hükümlerinin geneline bakıldığında ispat yükümlülüğünün İşletmede/İşverende olduğu dikkate alındığında;

►►► Çalışanın, ücretli yıllık izin, kıdem ve ihbar tazminatı, gibi İş Kanundaki haklarının İşletme tarafından eksiksiz olarak verildiğini ispat edecek, evrakların çalışanın İşletmeden ayrıldığı tarihi takip eden yılbaşından itibaren 5 yıl süreyle,

►►► Çalışanın İşletmede çalıştığı sürece sigorta gün ve kazancının eksiksiz olarak bildirildiğini ispat edecek, evrakların çalışanın İşletmeden ayrıldığı tarihi takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle,

►►► Ayrıca İşletme tarafından, çalışan için düzenlenen evrakların, çalışanın hem İş Kanunundan hem de Sosyal Güvenlik Kanunundan kaynakları haklarına ilişkin olabileceği durumlarda söz konusu olacaktır. Bu şekilde her iki kanuna ilişkin evrakların da çalışanın İşletmeden ayrıldığı tarihi takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle saklanması
yerinde olacaktır.

Konuyla ilgili yukarıda yer alan değerlendirme kıstası çerçevesinde aşağıdaki tablo oluşturulmuştur.

Yukarıdaki tablodan da anlaşılacağı üzere başta özlük dosyasında arşivlenen ve İşletme tarafından çalışanlar için düzenlenen dokümanlar, zaman aşımı bakımından ayrı ayrı değerlendirildiğinde, düzenlenen evrak ve belgelerin büyük kısmının kişinin hem sosyal güvenlik hem de iş kanunundan doğan haklarını ilgilendirdiği görülecektir.

Bu nedenle İşletme olarak, olası denetim ve yargı süreçlerinde sorun yaşanmaması adına çalışanlar için düzenlenen evrakların, kişinin İşletmeyle ilişkisinin kesildiği tarihi takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle saklanmasını tavsiye etmekteyiz.