KVKK Kapsamında İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (Kanun) 11. maddesinde ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin hakları düzenlenmiş olup 13. maddesinde ise bu hakların kullanılmasına yönelik taleplerin veri sorumlusuna iletilebileceği hüküm altına alınmıştır.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. Maddesinde; “Veri sorumlusu, kendisine iletilen başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Veri sorumlusu, başvuruda yer alan talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.” hükmü yer almakta olup, yine aynı konuya ilişkin Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 6. maddesinde de; “Veri sorumlusunun başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri almakla yükümlü olduğu ve başvuruya vereceği cevabı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirmesi gerektiği” düzenlenmiştir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumuna iletilen çeşitli şikâyetler kapsamında yürütülen incelemelerde, bazı veri sorumlularının ilgili kişilerin başvurularını yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim yöntemleriyle cevaplandırdığı görülmüştür. Başvuruların değerlendirilmesi sırasında ek bilgi veya belge talep edilmesi, başvurunun açıklığa kavuşturulması veya başvuru sürecine ilişkin bilgilendirme yapılması amacıyla ilgili kişilerle telefon, yüz yüze görüşme veya benzeri yöntemlerle iletişime geçilmesi mümkündür. Ancak bu kapsamda gerçekleştirilen sözlü iletişim, Kanun’un 13. maddesi ve Tebliğ’in 6. maddesi uyarınca verilmesi gereken nihai cevap olarak kabul edilmemektedir.

Başvuruya verilen cevabın yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmesi; talebin kabul edilip edilmediğinin, reddedilmesi hâlinde ret gerekçelerinin, varsa başvuru kapsamında gerçekleştirilen işlemlerin ve cevabın ilgili kişiye hangi tarihte bildirildiğinin açık, denetlenebilir ve ispatlanabilir şekilde ortaya konulmasını sağlamaktadır. Bu husus, ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmeleri, Kurul nezdinde yürütülebilecek şikâyet ve inceleme süreçlerinin sağlıklı şekilde yürütülebilmesi ve gerektiğinde başvuru sürecinin yargı mercileri nezdinde belgelendirilebilmesi bakımından önem taşımaktadır.

Bu kapsamda veri sorumlularının;

• İlgili kişilerin başvurularını Kanun ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde sonuçlandırmaları,
• Başvurulara ilişkin nihai cevabı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirmeleri,
• Telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim yöntemlerinin mevzuat uyarınca verilmesi gereken cevap olarak kabul edilmeyeceğini gözetmeleri,
• Başvuruda yer alan taleplerin hangi kapsamda karşılandığını açıkça belirtmeleri ve reddedilen taleplerin gerekçelerine açık ve anlaşılır şekilde yer vermeleri,

önem arz etmektedir.