Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

MEFA İŞ ve SOSYAL GÜVENLİK MÜŞAVİRLİĞİ LTD. ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

KAVRAMLAR

Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Veri Sahibi/İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.
Silme Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Yok Etme Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Anonim Hale Getirme Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Bu yöntemle, kişisel verilerin alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

I.BÖLÜM

GİRİŞ

Bu düzenlemenin amacını, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, müşterilerimizin (mükelleflerimizin), çalışan adaylarımızın, çalışanlarımızın, çalışan yakınlarının, iş ilişkisi içinde olduğumuz kişilerin, hissedarlarımızın, ziyaretçilerimizin ve diğer kişisel veri niteliğine haiz tüm verilerin korunması oluşturmaktadır.

Bu Politika ile kişisel verilerin işlenmesi, korunması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi konusunda Şirketimiz tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmuştur.

AMAÇ

Bu Politika ’nın amacı, Şirketimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen süreçler konusunda, kişisel verileri işlenen, yukarıda belirtilen hedef kitlemizi bilgilendirmek ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasını belirlemektir.

KAPSAM

Bu Politika; Şirketimiz tarafından işlenen gerçek kişilerin tüm kişisel verilerine ilişkindir.

POLİTİKA’ NIN YÜRÜRLÜĞÜ

Tarafımızca düzenlenerek yürürlüğe giren bu politika Şirketimizin internet sitesinde yayımlanır ve bu yolla kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulur.

II.BÖLÜM

1-KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ MEVZUATA UYGUN OLARAK İŞLENMESİ

Şirketimiz, KVKK’ nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda;

1.1-Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma

Şirketimizde, kişisel verilerin işlenmesi süreçleri, hukuki düzenlemelere ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde yürütülmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, sadece gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işlemektedir.

1.2-Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak kişisel verilerin güncel ve doğru olmasını sağlamak amacıyla gerekli tedbirleri almaktadır.

1.3-Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.

1.4-İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz, kişisel veri niteliğindeki veriyi, yürütmekte olduğu faaliyetlerin getirmiş olduğu gereklilikler bağlamında işin gerektirdiği kadar ve ilgili yasal düzenlemeler kapsam ve doğrultusunda işlemekte olup ilgisiz veya gerek duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

 1.5-İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile veya işlendikleri amaç ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmaktadır. Bir süre belirlenmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye, bu politikanın 7. bölümünde yer verilmiştir.

2- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Şirketimiz, kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.

 Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir;

 2.1- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

 2.2- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

2.3- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 2.4- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

2.5- Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

Şirketimiz veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.

2.6- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin kişisel verisi kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, amaçla sınırlı olmak kaydıyla, işlenebilecektir.

 2.7- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 2.8- Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

3- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Şirketimiz, kimlerin hangi verilerinin işleneceği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. (Bknz. Aydınlatma Metni)

4- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Şirketimiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVKK’da öngörülen düzenlemelere uygun davranılmaktadır.

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, gerekli önlemler alınarak aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ancak ve sadece veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir.

III. BÖLÜM

ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER, İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRESİ

  1.  Şirketimiz, tarafından işlenen kişisel veriler, aşağıda belirtilmiştir. Bununla birlikte, her bir kişisel veri sahibi özelinde hangi verilerin işleneceği; kişisel veri sahibi ile Şirketimiz arasındaki ilişkinin türü, niteliği ve kullanılan iletişim kanalları gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmektedir.
KİŞİSEL VERİ AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad- soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren sürücü belgesi, nüfus cüzdanı, SGK numarası, imza bilgisi vb. veriler
İletişim Bilgisi Telefon numarası, adres, e-mail adresi, IP adresi gibi veriler
Finans bilgisi Şirketimiz’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü mali bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka IBAN numarası, ücret bilgisi gibi veriler
Müşteri İşlem Bilgisi Hizmet verdiğimiz ve hizmet aldığımız kişilere ait fatura bilgisi gibi veriler
Özlük Bilgisi Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri; bordro, işe giriş-çıkış bilgileri, hizmet dökümü gibi veriler
Özel Nitelikli Kişisel Veri KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (örn. kan grubu da dâhil sağlık verileri, mensup olduğu din bilgisi, adli sicil kaydı gibi veriler)
Mesleki Deneyim Bilgisi Diploma, sertifika, kurs ve mesleki yeterlilik bilgisi gibi eğitim (mesleki deneyim) verileri
İşlem Güvenliği Bilgisi IP adresi bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi veriler
Görsel Kayıt bilgisi Fotoğraf
Diğer Referans, araç plakası, aile ve yakın bilgisi, kurumsal hafıza bilgisi gibi veriler
  • ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ

Şirketimiz müşterileri (mükellefleri), çalışan adayları, çalışanları, çalışan yakınları, şirket hissedarları, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz firmaların yetkilileri çalışanları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarıdır.

  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirketimiz tarafından;

  • İş faaliyetlerinin mevzuat hükümlerine uygun yürütülmesi,
  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • İş sürekliliğinin sağlanması,
  • Mükelleflerimizin ve çalışanlarımızın memnuniyetine yönelik aktivitelerinin yürütülmesi,
  • Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
  • Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
  • Ürün/Hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi,
  • İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Erişim yetkilerinin yürütülmesi,
  • Çalışanlar için yan haklar ve menfaatler süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi 
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Talep ve şikâyetlerin takibi,
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi gibi amaçlarla ve
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Kanunlarda öngörülmesi,
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatlerinin korunması gibi nedenlerle veya veri sahibinin “Açık Rızası” alınarak

bu politikanın III. 1 bölümünde belirlenmiş kişisel veriler işlenmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Şirketimiz, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirketimiz ’in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirketimiz’in uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat veya Şirketimiz’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimiz’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilememekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

IV. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişi ve kurumlar genel itibariyle aşağıda gösterildiği gibidir:

  • Türk Ticaret Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlar
  • Talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu ve/veya özel hukuk tüzel kişileri
  • Şirketimizin mükellefleri, hissedarları, hizmet sağlayıcılarımız

V. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketimiz, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

Şirketimiz tarafından KVKK’nun 12. maddesi uyarınca “veri güvenliğini” sağlamaya yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir.

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için gerekli eğitimleri vermektedir.

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

VI. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

KVKK’nın 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde Şirketimiz’ in kararına istinaden kişisel veriler 3 ay içerisinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkması halinde ilgili kişinin talebi üzerine de şirketimiz talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirketimiz, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

KVKK nın 28.maddesine uygun olarak anonimleştirilmiş kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemler KVKK kapsamı dışında olduğundan kişisel veri sahibinin açık rızası aranmaz.

VII. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ YÖNTEMİ

Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK ’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri;

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, haklarına sahiptir.


VIII. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI

Şirketimiz, KVK Kanunu’ndaki yükümlülükleri yerine getirmek ve işbu Politika’nın uygulanmasına yönelik olarak ve aşağıdaki fonksiyonları yerine getirmek üzere gerekli yönetim yapısını kurar.

  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere yönetimin onayına sunmak,
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını yönetimin onayına sunmak,
  • Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde ve Şirketin iş ortakları nezdinde farkındalığı arttırmak,
  • Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek, iyileştirme önerilerini yönetimin onayına sunmak,
  • Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve uygulanmasını sağlamak,
  • Kişisel veri sahiplerinin başvurularını süresi içinde cevaplamak,
  • Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri yönetmek.

IX. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE YÖNELİK ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun ve güvenli şekilde saklanması hususunda gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır. Bunun için;

  • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır
  • Şifreleme yapılmaktadır.
  •  Şirketimiz ve diğer kurum ve kuruluşlar arasında akdedilen tüm Sözleşmelere kişisel verilerin amacı dışında ve Kanun’a aykırı şekilde işlenmemesi, ifşa edilmemesi ve kullanılmaması yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda onay ve aydınlatma metinleri talep edilmektedir.
  • Şirketimiz tarafından işlenen yahut aktarılan kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde yetkisiz kişilerin eline geçtiğinin tespit edilmesi halinde 72 saat içinde durum KVK Kurulu ve en kısa sürede ilgili veri sahibine bildirilecektir.